有色金属集团文秘助理岗工作职责和任职资格
| 岗位名称 | 文秘助理岗 | 岗位编号 | |||||
| 所在部门 | 办公室 | 岗位编制 | 1人 | ||||
| 直接上级 | 办公室主任 | 薪酬类型 | |||||
| 直接下级 | 无 | ||||||
| 所辖人员 | 无 | 岗位分析日期 | |||||
| 本职： 在部门负责人的领导下，负责非机要公文的收发、非机要文件资料的管理，以及公文制作，传真收发及打印、传真设备的维护保养等工作 | |||||||
| 职责与工作任务： | |||||||
| 职 责 一 |
职责表述：根据部门工作计划，制定个人工作计划，细化工作规范，完成工作总结 | 工作时间百分比： % | |||||
| 工作 任务 |
根据部门工作计划，负责制定个人工作计划和实施步骤，上报部门负责人审核 | ||||||
| 负责拟定本岗位工作规范或者业务操作流程，上报部门负责人审核 | |||||||
| 根据执行过程中的实际情况，负责修订、完善工作规范后者业务操作流程，上报部门负责人审核 | |||||||
| 负责完成工作总结 | |||||||
| 职 责 二 |
职责表述：负责非机要文件及信函的收发、流转 | 工作时间百分比： % | |||||
| 工作 任务 |
负责收存、登记、分送、回收非机要渠道来文（各部门及二级单位报送的请示件、简报、专题材料、年度计划和总结、外单位来文来函；重要商务信息） | ||||||
| 负责登记集团公司及各部门自制自发文件的分类、编号、登记 | |||||||
| 负责收集、整理公文收发流程中的个案问题，及时上报文秘，保证公文及信息流转的畅通 | |||||||
| 协助文秘管理集团公司印鉴、证件、营业执照等 | |||||||
| 职 责 三 |
职责表述： 负责公文制作及文件打字录入、印刷工作 | 工作时间百分比： % | |||||
| 工作 任务 |
负责排版、制作、打印集团公司上报、下发公文 | ||||||
| 负责录入、打印由办公室布置的各类(领导、各部门)文件材料 | |||||||
| 负责由办公室布置的文件印刷工作，包括文件打印、复印、装订等 | |||||||
| 负责制作电子公文简报电子版，并做好发文登记。 | |||||||
| 职 责 四 |
职责表述：负责传真收发及打印、传真设备的维护保养 | 工作时间百分比： % | |||||
| 工作 任务 |
负责收发集团传真文件，并做好收发登记； | ||||||
| 负责打印、传真设备的日常维护保养； | |||||||
| 负责更换打印、传真设备的硒鼓。 | |||||||
| 职 责 五 |
职责表述： 协助文秘进行公司各种会议的会议筹备、会务工作 | 工作时间百分比： % | |||||
| 工作 任务 |
协助文秘安排公司各种会议 | ||||||
| 协助文秘进行会前有关会议文件资源的收集准备及会场安排 | |||||||
| 协助文秘会中服务 | |||||||
| 协助文秘进行会后记录的整理归档 | |||||||
| 负责完成文秘交办的其他会务工作 | |||||||
| 职责 六 |
职责表述： 完成上级领导交办的其他工作 | 工作时间百分比：5% | |||||
| 权力： | |||||||
| 业务权 | 集团公司公文管理的建议权 | ||||||
| 办公室文件传递的督促权 | |||||||
| 对各部门有关资料的索取权 | |||||||
| 人事权 | 无 | ||||||
| 财务权 | 无 | ||||||
| 工作协作关系： | |||||||
| 内部协调关系 | 各部门、二级公司办公室 | ||||||
| 外部协调关系 | 外单位对口部门 | ||||||
| 任职资格： | |||||||
| 标准教育水平及经验要求 | 大专及以上学历，1年及以上工作经验 | ||||||
| 专业 | 文秘专业、中文专业或者其他文科类专业 | ||||||
| 培训经历 | 公文处理和写作、行政管理、计算机应用以及礼仪等相关培训 | ||||||
| 知识 | 掌握行政管理、档案管理及秘书专业知识，具备较好的网络应用知识，熟练使用办公软件，相貌端正仪表大方得体 | ||||||
| 关键能力 | 出色的文档处理能力和打字速度，具有英语阅读及笔译能力，一定的沟通能力、文字应用能力；细致、认真的基本素质，较强的责任心 | ||||||
| 其它： | |||||||
| 使用工具设备 | 一般办公设备 | ||||||
| 工作环境 | 一般工作环境 | ||||||
| 工作时间特征 | 偶尔加班 | ||||||
| 所需记录文档 | 打字记录、传真收发记录、集团发文记录、内部发文记录、档案查询借阅记录等 | ||||||
| 备注： | |||||||
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